Wanneer schriftelijke opdracht is verstrekt aan STE Infra BV gaat de afdeling Werkvoorbereiding in samenwerking met de kwaliteit en veiligheid coördinator beginnen aan de voorbereidingen van het project.
Als STE Infra BV vergunning moet verzorgen zet de afdeling werkvoorbereiding in eerste instantie de engineers en tekenaars aan het werk om dit zo spoedig mogelijk te verzorgen (Engineering).
De Werkvoorbereiding maakt een planning voor uitvoering van het werk wanneer vergunning is verleent en plant eigen personeel en personeel van derden in welke benodigd zijn om het project naar tevredenheid en veilig te kunnen uitvoeren.
Werkvoorbereiding zet ook alle doorloop acties uit waarbij tijd een belangrijke factor is. Materialen welke geleverd moeten worden door STE Infra BV worden besteld en er worden met leveranciers aflever afspraken gemaakt.
Alle zaken met betrekking tot veiligheid worden besproken met de kwaliteit en veiligheid coördinator en in de planning opgenomen.
In samenwerking met de kwaliteit en veiligheid coördinator worden het kwaliteit- en veiligheid/gezondheid/milieuplan (incluis risico inventarisatie per activiteit) opgesteld ten behoeve van de projectleiding en de klant. Deze plannen worden naar de klant gezonden om door hen gecontroleerd en getekend te worden. De werkvoorbereiding controleert of deze ook getekend geretourneerd worden. Tevens wordt er een risico inventarisatie gemaakt voor iedereen die op of rondom het project aanwezig is of zal zijn (methode van Fine en Kinney). Bij de risico inventarisaties wordt bekeken of de risico's geëlimineerd of beheersbaar kunnen worden gemaakt. Kan dat niet dan wordt voorzien in maatregelen.
De Werkvoorbereiding verzorgt ook de zogenoemde ingraaf melding op basis van de verleende vergunning bij de gemeente (ook voor kleinere projecten zonder vergunning aanvraag voor kabeltraject is dit benodigd).
Voor werkzaamheden in het openbaar gebied zal de werkvoorbereiding klic meldingen doen voor het traject met dien verstande dat de ontvangen Klic gegevens maar 20 dagen geldig zijn. Werkvoorbereiding neemt de zogenaamde Eis Voorzorgmaatregelen door met betreffende beheerder en bespreekt de gevonden oplossingen met de engineer en projectmanager. Tevens vermeldt hij dit in het digitale dossier van de klic melding zodat werknemers buiten die met deze melding moeten werken kunnen zien wat er is besloten door beide partijen en wat zij moeten doen om aan deze oplossing te voldoen.
Alle ontvangen en verzonden gegevens, incluis verslagen legt de werkvoorbereiding vast in de werkenadministratiemap en projectmap, waarvan de werkenadministratiemap uitgebreider is en het pand van STE Infra Bv niet verlaat en de projectmap wordt overhandigd aan de door de directie aangewezen projectmanager.
Wanneer de Werkvoorbereiding dit alles gereed heeft is het wachten op de toestemming vanuit de gemeente (door verstrekking van vergunning of akkoord verklaring van ingraafmelding).
Wanneer het project gereed is verzameld de werkvoorbereiding alle gegevens, rapporten en testen om dit te verwerken in een opleverdossier dat overhandigd zal worden aan de klant, waarna het project geheel technisch en theoretisch is opgeleverd.